Bli en bra problemlösare och förhandlare – Lösa konflikter genom att fokusera på intressen


Hur du använder intressebaserad problemlösning för att hantera meningsskiljaktigheter

Om man skulle kunna bli bra på att problemlösa, förhandla och hantera konflikter är det mycket vunnet, det skulle nog de flesta hålla med om. Speciellt med tanke på att det kan handla om allt från arbetsgruppen, dig och dina nära och kära, leverantörer, inom och mellan organisationer och så vidare. Denna förmåga behövs på alla nivåer i våra mänskliga relationer. Den goda nyheten är att det är en färdighet som du kan utveckla.

Bakom olika ståndpunkter, åsikter och meningsskiljaktigheter finns ofta olika intressen, olika behov. Om meningsskiljaktigheter inte hanteras och sköts på ett bra sätt kan det leda till rätt så illa resultat.

Strategin härnere bör ses som något som kan användas på ett väldigt informellt sätt å ena sidan och som en utarbetat strategi å andra sidan. För att kunna hantera det inom olika sammanhang behövs det en viss skicklighet, så att det blir ett naturligt beteende som passar sammanhanget.

Skickligheten går att utvecklas

Man blir bra på det genom att ta sig tid att steg för steg gå igenom processen härnere och bli skickligare allteftersom man gör om det i olika sammanhang.

Intressebaserad konfliktlösning består av sex steg

  • Ange tonen och diskutera processen
  • Definiera problemet
  • Kartlägg intressen
  • Reservplan
  • Lösningar
  • Avslutning

Ange tonen och diskutera processen

Vill jag verkligen samarbeta? Tänk vinna-vinna. Om svaret är ja kan du förmedla en positiv avsikt till motparten, att du är intresserad av en lösning som gagnar både parter och din önskan att samarbeta. Diskutera sedan hur ni kan arbeta tillsammans – plats, tid vem är med och så vidare? Vad gör vi om vi kör fast?

Definiera problemet

Vad behöver vi komma överens om? Vad är det önskade läge? Problemdefinitionen kan vara ganska brett i detta skede. Den ska inte antyda eller utesluta någon lösning. Båda parter ska acceptera och känna energi för den.

Kartlägg intressen

Ett intresse är ett verkligt behov. Både din och din motparts position rymmer många intressen. För varje intresse finns det många olika sätt att bemöta den. Genom en kartläggning av både parters intressen ökar möjligheten att på ett kreativt sätt bemöta era verkliga behov. Var flexibel med lösningarna men bestämd med dina intressen.

Reservplan

Reservplaner är något som är bra att tänka ut innan man du ger dig in i själva förhandlingen. Vad kan du göra för att hantera problemet utan något samarbete med den andra parten? (Och vad kan den andra parten göra utan något samarbete från dig). Bra att ha minst en, gärna flera. Gemensamma lösningar måste förstås vara bättre än reservplanerna.

Lösningar

Hitta så många olika lösningar ni kan. Håll isär den kreativa förslagsprocessen, från bedömnings- och värderingsprocessen. Alltså brainstorma först. Sedan sortera, värdera, väga, på vilket sätt kan varje idé, lösning eller dellösning vara användbart? Finns det möjliga paketlösningar? Checka av vilka intressen paketet möter hos båda parter. Lösningar som möter intressen hos båda parter är förstås extra värdefulla.

Avslutning

Gå igenom och tydliggör överenskommelsen. Säkerställ att ni är överens. Gärna något på skrift, något bekräftelsemejls, osv. Kommunicera ut till eventuella andra som är berörda parter och intressenter vad och hur ni har kommit överens.

Handlingsfasen – efter att ni kommit överens

Detta var de sex stegen. Men för att det skall vara värt något stannar det självklart inte här. Nu behöver du gå från ”Komma överens” till handling i Kommunikationscirkeln.

Detta innebär: Håll det du lovar, utför som avtalat, följ upp och stäm av…! Uppstår det friktion, se då till att åter kommunicera, och var öppen för att lära och förbättra. Går det bra? Fira och bekräfta!
(Se ”Kommunikationens fyra hörnstenar”, ”Agera trovärdigt”, Kommunikationsscirkeln)

Hantera känslor – innan ni ger in er på lösningar

Den intressebaserade problem- och konflikthanteringsmodellen bygger på en ömsesidig intention att samarbeta. I konflikter saknas ofta en sådan intention. En eller båda parter är upprörda, arga, besvikna, frustrerade. Dessa känslor behöver hanteras. Ofta räcker det att få uttrycka dem och känna sig förstådd för att komma ur försvarsställningen. Det är försvarsställningarna leder till polarisering och låsningar. Därför kan det vara bra med en oberoende part som kan lyssna och hjälpa parterna att lyssna och bli lyssnad till. Alternativt kan du först prata av dig hos någon annan för att få koll på dina känslor och tillräckligt lugna ner dig för att (igen) kunna ge in dig i samtalet med motparten.

Jämför med ”Fem konflikthanteringsstilar”:

Ovanstående förhandlingsstrategi är en typisk strategi för ”Lösa gemensamt”, den mest kompletta och långsiktiga strategin enligt Killmans fem konflikthanteringsstilar, där det krävs färdigheter från alla andra stilar. De fem stilarna är: Ge med sig – Dominera – Undvika – Kompromissa – Lösa gemensamt.

  • Nackdelar:
    Det kostar tid. Man behöver oftast investera mer tid och energi än i de andra strategierna innan man når resultat.
  • Fördelar:
    Leder till lösningar som gagnar alla och håller långsiktigt. Förtroendet mellan parterna växer, relationen blir bättre. Ofta får man kreativa lösningar på köpet som ingen hade tänkt på i förväg.

Frans Kocken
Organisationskonsult, leg psykolog
Nal.smilingmountain.se